Sette motivi per cui la videoconferenza è un importante strumento per le riunioni

Perché comunichiamo con i sistemi di videoconferenza? Perché offrono indicazioni visive che possiamo vedere solo parlando di persona? Forse è la comodità di parlare con qualcuno in qualsiasi parte del mondo senza dover viaggiare? Qualunque sia la ragione, si è registrato un enorme aumento dell'uso delle comunicazioni a distanza in ambito aziendale.

In questa guida, vengono illustrati 7 vantaggi principali delle videoconferenze che hanno un impatto enorme sulle relazioni commerciali e sulla produttività complessiva. Ci auguriamo che questa guida ti aiuti a capire l'importanza del video per una comunicazione efficace e perché è un ottimo strumento per la tua organizzazione.

Un sistema per videoconferenze semplifica l'organizzazione di riunioni a cui può partecipare l'intero team. La possibilità di creare una chat con più interlocutori, ovunque si trovino, è un ottimo modo per riunire team diversi e sviluppare una collaborazione più profonda.

La fiducia si rafforza più rapidamente in una videoconferenza rispetto a una chiamata audio. Quando si incontra una persona faccia a faccia, si può vedere il suo sorriso e reagire al suo linguaggio del corpo, si può conoscerlo molto più a fondo. Vedendo come reagisce l'interlocutore, è possibile rilassarsi e interagire in modo più naturale. In breve, le videoconferenze aggiungono un volto (e una voce) a un nome.

Gli esseri umani ricordano molto meglio le informazioni visive di quelle uditive. Gli studi hanno dimostrato che solo il 7% della comunicazione è verbale (ovvero il contenuto delle parole), mentre l'inflessione della voce costituisce il 38% e i segnali non verbali rappresentano il 55%. In una videoconferenza, è possibile vedere il linguaggio del corpo, i gesti, le espressioni del viso dell'interlocutore e molto altro ancora.

L'aggiunta del video a una teleconferenza può anche contribuire ad aumentare la produttività. Il suo stile di conversazione umanizzato può evitare le distrazioni dei partecipanti che possono verificarsi durante una chiamata audio, come il controllo delle e-mail. Poiché è necessario attenersi alle comuni norme di comportamento, mantenendo il contatto visivo con l'interlocutore, sarà più facile concentrarsi sulla conversazione e comprendere meglio le esigenze immediate degli altri.

Riunire il team di persona può comportare grandi spese per l'azienda. L'organizzazione di una conferenza tradizionale può richiedere voli, sistemazione e altri costi. Inoltre, i dipendenti non possono svolgere le loro normali attività quotidiane per un certo periodo di tempo. Le videoconferenze consentono ai team di aggiornarsi facilmente e con la frequenza desiderata. Con le tecnologie odierne, le videoconferenze possono sembrare una cosa naturale come le comunicazioni faccia a faccia.

I più recenti sistemi per videoconferenze offrono funzionalità aggiuntive rispetto ai normali telefoni per conferenze. La condivisione di diapositive, l'impostazione di domande per i sondaggi e la collaborazione in tempo reale su un documento sono solo alcuni degli strumenti forniti dal software per videoconferenze. Queste funzioni favoriscono conversazioni più naturali e maggiore coinvolgimento dei partecipanti.

Come accennato in precedenza, le videoconferenze consentono di risparmiare molto tempo che normalmente si impiegherebbe per organizzare appuntamenti e viaggiare. Grazie alla flessibilità e alla semplicità delle videoconferenze, è possibile tenere riunioni improvvisate non appena entrambe le parti accedono al software per conferenze. Ciò consente di andare dritti al punto, senza le consuete formalità che occupano i primi 10-15 minuti di una conferenza "ufficiale" pianificata. Quando tutti sono in sintonia, è possibile concentrarsi sulla condivisione di idee e sulla risoluzione dei problemi, senza perdere tempo.