Intervista: un responsabile delle risorse umane spiega le direttive per il telelavoro che le aziende dovrebbero impartire
Tra i nuovi cambiamenti che le organizzazioni e gli istituti di istruzione stanno apportando data l'attuale situazione, si interpellano i responsabili delle risorse umane di tutto il mondo per ottenere indicazioni su come proteggere i dipendenti e affrontare questa nuova realtà.
Yamaha ha parlato con un esperto delle risorse umane con oltre 20 anni di esperienza in diversi settori, tra cui tecnologia, finanza, industria farmaceutica ed e-commerce, su come i datori di lavoro possono garantire il successo e la produttività in questo periodo (e più avanti) fornendo ai propri manager e team le giuste prospettive, informazioni e strumenti.
Ecco una trascrizione dell'intervista, condotta il 18 marzo 2020:
Qual è l'apparecchiatura essenziale per il telelavoro per i manager e i loro team?
- Quali sono gli elementi essenziali dell'apparecchiatura per il telelavoro per i manager e i loro team?
- La rete domestica del dipendente è sicura (protetta da password), soprattutto se sta lavorando su informazioni proprietarie a cui potrebbe accedere il suo vicino, che "prende in prestito" Internet?
- È necessario stabilire quali apparecchiature sono necessarie in base al lavoro svolto dal dipendente. Non tutti i dipendenti hanno bisogno degli stessi strumenti. Parlano regolarmente con i clienti? Hanno bisogno di tenere teleconferenze o videoconferenze che richiedono un telefono con diffusore e video di buona qualità? Ciò determinerà gli strumenti necessari.
- Tutti dispongono di una linea dedicata per conferenze gratuita da utilizzare per le chiamate e le riunioni? Oppure il team ne condivide una? Non c'è niente di peggio che avviare una chiamata e scoprire che su tale linea è già in corso un'altra riunione.
- La convenienza e il budget dell'azienda sono un fattore importante. Si tratta di un'azienda di grandi dimensioni che può permettersi l'acquisto di apparecchiature aggiuntive (speakerphone, ecc.) o i dipendenti dovranno arrangiarsi con quello che hanno?
Che cosa dovrebbero promuovere o suggerire i datori di lavoro durante questo passaggio al telelavoro, tenuto conto che tante aziende non erano preparate?
- A seconda del lavoro, il manager potrebbe dover comunicare o ricordare le ore lavorative previste (ad esempio, l'orario di lavoro in cui essere disponibili per clienti e colleghi).
- Se i dipendenti devono essere disponibili sia per telefono che online, assicurarsi di farglielo presente. Ad esempio, alcuni telelavoratori dimenticano di controllare i messaggi della segreteria telefonica dell'ufficio fino a quando non tornano in ufficio.
In che modo i manager dovrebbero monitorare il lavoro? Il controllo tramite una videocamera sempre accesa è un metodo efficace o eccessivo? Qual è la best practice?
Credo che imporre l'uso di una videocamera sia eccessivo.
- Si potrebbe usare un sito Web del team o SharePoint in cui i dipendenti "marcano il cartellino" quando iniziano e terminano di lavorare, quando fanno una pausa o terminano in anticipo la giornata di lavoro. Dipende sicuramente dalla mansione, dal lavoro da svolgere e altro ancora.
Nel lungo termine, quali sono le prospettive per i team in merito al ritorno al luogo di lavoro?
- Penso che debbano pensare al telelavoro nel lungo termine.
- Se questa situazione durerà diversi mesi, l'attuale soluzione "provvisoria" potrebbe non funzionare nel lungo termine.
- I datori di lavoro potrebbero dover noleggiare o investire negli strumenti e nelle tecnologie di telelavoro giusti che rendano il lavoro dei telelavoratori ottimale per i loro clienti.
I telelavoratori desiderano sentirsi parte dell'azienda e che l'azienda apprezza il loro lavoro. Che cosa devono fare i team/manager?
- Fare il punto della situazione con il team una volta alla settimana
- Fare una riunione virtuale "in piedi" giornaliera in cui il team riceve indicazioni importanti e messaggi chiave dal manager sulle priorità dei progetti
- Condividere best practice e strumenti (Zoom, Microsoft Teams e altro ancora)
Anche se mantenere i dipendenti lontani da uffici e luoghi di lavoro avrà indubbiamente un impatto su molte organizzazioni, le politiche vaghe e i processi a breve termine non sono la soluzione. Le risposte, il sostegno e gli investimenti in tutta l'azienda a partire dai massimi livelli si riveleranno utili per i team di piccole e grandi dimensioni.
Molti non hanno alcuna esperienza in questo campo, tuttavia i datori di lavoro devono chiedere ai dipendenti di aiutarli a identificare gli strumenti e le risorse necessari per migliorare la produttività e il comfort.
Se i dipendenti ritengono che il datore di lavoro sia realmente interessato a loro e alle loro esigenze personali in momenti come questi, ciò potrà essere vantaggioso per l'azienda in futuro e, in molti casi, può migliorare la fidelizzazione e la produttività.