Consigli per gli uffici portatili per i dipendenti che viaggiano

Negli ultimi anni, lo stile di vita dei "nomadi digitali" si è diffuso notevolmente, con freelance che lavorano in remoto e viaggiano in tutto il mondo. La tecnologia odierna ha anche permesso ai dipendenti di trascorrere una lunga "vacanza" in un'altra città, stato o Paese, pur continuando ad avere accesso immediato al proprio lavoro. Questa tendenza fa parte di un movimento più ampio orientato al minimalismo, in cui le persone danno la priorità alle esperienze più che all'aspetto materiale, e possono conciliare meglio la vita professionale e quella privata.

Tuttavia, molti dipendenti a tempo pieno e imprenditori ritengono che il telelavoro sia fuori dalla loro portata. In realtà, quasi tutti possono imparare a lavorare a distanza: basta dotarsi di alcuni sistemi e attenersi a una routine di base.

Innanzitutto, occorre investire in un ufficio portatile con tutti gli strumenti necessari per lavorare in modo ottimale quando si è in viaggio. Anche se in genere è possibile trovare uno spazio di coworking quando si è fuori casa, ci sono sicuramente situazioni in cui per rispettare una scadenza potrebbe essere necessario lavorare in aeroporto, nel bar più vicino o in una camera d'albergo. Con gli strumenti giusti, è possibile rimanere produttivi anche in luoghi insoliti e avere anche il tempo di divertirsi.

In questa guida, abbiamo spiegato come lavorare in remoto adottando gli strumenti tecnologici più recenti. Se fai brevi viaggi d'affari o giri il mondo e dirigi una grande azienda, puoi utilizzare questi suggerimenti per costruire l'ufficio portatile ideale.

Il lavoro svolto da qualsiasi luogo sta diventando una prassi comune nel nostro panorama digitale e i vantaggi del lavoro in remoto sono numerosi. Non è necessario spostarsi in auto o con i mezzi pubblici, è possibile fissare il proprio programma e godersi le bellezze di una nuova città.

Tuttavia, uno degli svantaggi è che coloro che in genere non riescono a motivarsi avranno difficoltà a lavorare con costanza perché le distrazioni sono sempre tante. Non c'è un capo che ti controlla e non devi raggiungere un luogo specifico, quindi ci sarà meno pressione per completare i progetti. Per questo motivo, è fondamentale stabilire un programma adatto a te e poi seguirlo scrupolosamente. Il jet lag e i viaggi imprevisti possono sempre sopraggiungere, ma stabilendo una routine sarà più facile rimanere concentrato. Inoltre i tuoi colleghi potranno sapere quando possono contattarti.

Considera gli strumenti che utilizzi quotidianamente quando lavori nel tuo ufficio. La maggior parte delle persone dispone di un computer con tutto il software necessario per lavorare, un sistema per tenere sotto controllo la tua agenda, magari un blocco note, alcune buone penne e, naturalmente, una soluzione per teleconferenze o videoconferenze per parlare con i colleghi.

In poche parole, un ufficio portatile è il tuo spazio di lavoro in miniatura da portare sempre con te.

Se stai allestendo un ufficio portatile da zero, ecco alcuni degli strumenti più importanti per i viaggi di lavoro:

Laptop/tablet: è il cuore dell'ufficio portatile. È fondamentale avere un computer sottile e leggero che possa essere riposto facilmente in una borsa. Se lavori esclusivamente da un browser Web, valuta l'acquisto di un Chromebook o un iPad, ma la maggior parte delle persone sceglie di usufruire delle funzionalità offerte da un laptop.

Power bank: questa piccola batteria esterna ti consente di caricare uno smartphone o un tablet ovunque tu vada. Se utilizzi un dispositivo tutto il giorno senza poter collegarlo a una presa elettrica, è assolutamente essenziale disporre di un power bank.

Adattatore da viaggio: consente di collegare il dispositivo a una presa elettrica quando vai all'estero, se necessario. Si consiglia di acquistare un adattatore "internazionale" compatibile con le prese della maggior parte dei Paesi.

Cuffie: a seconda delle tue preferenze, potrebbe essere utile acquistare un paio di cuffie "over-ear" robuste che bloccano i rumori esterni. Per la maggior parte delle persone, è sufficiente un paio di auricolari portatili.

Infine, se si effettuano teleconferenze fuori sede, è necessario uno strumento che offra un audio nitido per comunicare in modo efficace a casa, in hotel o in un'area di coworking. Con uno speakerphone portatile come Yamaha YVC-200, è possibile trasformare praticamente qualsiasi laptop o dispositivo mobile in un sistema per teleconferenze.

Progettato con le interfacce Bluetooth e USB, YVC-200 vanta le funzioni adaptive echo canceller e riduzione del rumore che permettono di sentire chiaramente tutti gli interlocutori. Lo speakerphone è abbastanza piccolo da poter essere riposto nella tasca anteriore dello zaino (è dotato anche di una custodia) e offre un audio potente per 10 ore con una sola ricarica. Il jack per le cuffie consente l'ascolto privato che può essere utile per effettuare chiamate in qualsiasi luogo.

Se utilizzi piattaforme per conferenze virtuali, come Skype for Business o Zoom, quando viaggi uno speakerphone portatile come YVC-200 consente di tenere conferenze professionali ovunque e in qualsiasi momento tu decida di portare con te il tuo ufficio.